Một đoàn đông ra Phú Quý (công ty, lớp học, hội nhóm, gia đình lớn) cần chuẩn bị sớm hơn và kỹ hơn nhóm nhỏ, vì đảo có sức chứa giới hạn: số ghế mỗi chuyến tàu, số phòng mỗi cơ sở lưu trú, số xe cho thuê, số thuyền ra hòn đều có hạn. Cách làm hiệu quả là chia ban phụ trách từng khâu, đặt chỗ khối từ sớm, lập quỹ chung có khoản dự phòng, và chuẩn bị sẵn kịch bản khi tàu nghỉ.
Bài này dành cho người được giao tổ chức chuyến đi cho từ khoảng mười lăm người trở lên, tự tổ chức hoặc làm việc với đơn vị du lịch. Lịch trình cụ thể cho nhóm có ở danh mục lịch trình; ở đây là phần hậu cần và quản lý.
Không có giá hay tên đơn vị cung cấp. Mọi con số về khối lượng hay thời gian đều là ví dụ giả định để minh hoạ cách tính.
Vì sao đoàn đông ra đảo khó hơn đi đất liền
Ở một điểm du lịch trong đất liền, đoàn ba mươi người có thể chia ra nhiều khách sạn, nhiều xe, nhiều nhà hàng mà không ai nhận ra. Trên đảo nhỏ, đoàn ba mươi người có thể chiếm phần lớn một chuyến tàu, toàn bộ một cơ sở lưu trú, phần lớn xe cho thuê ở một khu. Mọi khâu đều phải đặt trước, và đặt khối.
Thêm nữa, đoàn đông khó linh hoạt khi thời tiết thay đổi. Nhóm bốn người có thể đổi vé về sớm một chuyến trong vài phút; đoàn ba mươi người thì cần cả chuyến tàu có đủ chỗ trống, cần đổi phòng cho tất cả, cần thống nhất ý kiến của nhiều người. Đó là lý do kịch bản tàu nghỉ phải chuẩn bị trước chứ không thể tính khi xảy ra.
Đoàn đông cũng có trách nhiệm lớn hơn với đảo: lượng rác, lượng nước ngọt dùng, tiếng ồn buổi tối đều nhân lên nhiều lần. Một đoàn tổ chức tốt để lại ấn tượng tốt với người địa phương; một đoàn ồn ào có thể làm phiền cả xóm.
Chia ban phụ trách
Ví dụ cách chia cho đoàn khoảng ba mươi người; đoàn nhỏ hơn có thể gộp ban.
| Ban | Phụ trách | Việc chính trước chuyến | Việc chính trong chuyến |
|---|---|---|---|
| Trưởng đoàn | Một người | Chốt khung, quyết định cuối, liên hệ nhà cung cấp chính | Quyết định khi có thay đổi, giữ liên lạc với nơi bán vé |
| Hậu cần | Hai người | Vé tàu, phòng, xe, thuyền, danh sách phòng | Phát phòng, phát xe, điểm danh lên xuống tàu |
| Tài chính | Một người | Thu quỹ, lập bảng chi, giữ khoản dự phòng | Ghi chi, thanh toán, quyết toán cuối chuyến |
| Ăn uống | Một đến hai người | Đặt bữa chung, hỏi ăn kiêng, dị ứng | Xác nhận số suất, kiểm cân hải sản nếu gọi theo cân |
| An toàn, y tế | Một người | Danh sách bệnh nền, thuốc, người biết bơi, tủ thuốc | Theo dõi hoạt động biển, điểm danh khi tắm, liên hệ cơ sở y tế khi cần |
| Hoạt động | Một người | Lịch trình, chia nhóm ra hòn, lặn | Giữ giờ, xoay lịch khi thời tiết đổi |
Mỗi ban có một người thay thế. Người phụ trách có thể say sóng nặng, ốm, hay đơn giản là đang ở dưới nước khi cần quyết định gấp.
Đặt chỗ khối: thứ tự và thời điểm
Đoàn đông nên bắt đầu sớm hơn nhóm nhỏ, nhất là mùa cao điểm.
- Chốt khung chuyến và danh sách người đi dự kiến càng sớm càng tốt; mùa cao điểm nên chốt trước vài tháng.
- Liên hệ nơi bán vé để hỏi về đặt vé đoàn: số chỗ có thể giữ, thời hạn xác nhận danh sách, giấy tờ cần cho từng người, chính sách khi tàu nghỉ cho cả đoàn.
- Khi vé chắc chắn, đặt chỗ ở. Ưu tiên một cơ sở đủ chứa cả đoàn hoặc vài cơ sở gần nhau, để dễ tập trung.
- Đặt xe: xe đưa đón theo đoàn hay xe máy cho từng người; nếu xe máy, cần biết ai có bằng lái, ai chở ai.
- Đặt thuyền ra hòn và dịch vụ lặn theo nhóm nhỏ, không dồn cả đoàn lên một chuyến; hỏi số áo phao, số người tối đa mỗi thuyền.
- Đặt bữa ăn chung cho các bữa tập trung; bữa còn lại có thể để các nhóm tự do.
- Chốt danh sách cuối cùng với họ tên, giấy tờ tuỳ thân đúng như yêu cầu của nơi bán vé.
Danh sách người đi thay đổi là chuyện bình thường với đoàn đông. Hỏi rõ thời hạn và cách đổi tên trên vé, phí đổi nếu có, để không bị động.
Quỹ chung và khoản dự phòng
Quỹ chung của đoàn nên chia ba phần. Phần thứ nhất cho các khoản đã đặt: vé tàu, phòng, xe, thuyền, bữa ăn chung. Phần thứ hai cho chi tiêu linh hoạt trong chuyến: nước uống, đồ ăn nhẹ, phát sinh nhỏ. Phần thứ ba là dự phòng kẹt đảo: thêm đêm phòng và bữa ăn cho cả đoàn trong một đến hai ngày tuỳ mùa.
Với chuyến đi mùa êm, phần dự phòng có thể tính cho một ngày; mùa chuyển mùa hay mùa gió nên tính hai ngày. Nếu đoàn có chuyến bay nối tiếp, cộng thêm khoản đổi vé máy bay cho những người có lịch bay.
Phần dự phòng nên được thông báo rõ với mọi người ngay từ đầu: nếu không dùng sẽ hoàn lại, nếu dùng thì chia đều. Điều này tránh tình huống khi tàu nghỉ mới đi thu thêm tiền từng người giữa lúc ai cũng lo lắng.
Người giữ quỹ ghi chép mọi khoản chi, giữ hoá đơn hoặc xác nhận. Với đoàn công ty cần chứng từ, cần hỏi trước nhà cung cấp về hoá đơn để không bị thiếu khi quyết toán.
An toàn biển cho đoàn đông
Biết ai biết bơi. Lập danh sách người biết bơi, bơi tốt, không biết bơi trước chuyến; hoạt động dưới nước chia nhóm có người bơi tốt đi kèm.
Áo phao là bắt buộc trên thuyền. Mỗi người một áo, mặc đúng cách và cài đủ khoá, không để trên ghế. Thuyền không đủ áo phao thì không đi.
Điểm danh theo cặp. Khi tắm biển, lặn, ra hòn, mỗi người có một người cặp, điểm danh trước và sau. Đoàn đông rất dễ thiếu một người mà không ai biết.
Không rượu bia trước khi xuống nước. Bữa tiệc tối và buổi tắm biển nên cách nhau rõ ràng. Rượu bia là yếu tố hay gặp trong tai nạn dưới nước.
Tôn trọng quyết định của người lái thuyền và người hướng dẫn. Khi họ nói biển không đi được, đoàn không nài nỉ, dù lịch trình có ghi.
Có người ở lại trên bờ. Khi cả đoàn ra biển, một người ở lại trên bờ giữ đồ, giữ liên lạc và quan sát.
Kịch bản khi tàu nghỉ
Kịch bản nên viết ra trước chuyến đi, phổ biến cho cả đoàn. Trường hợp thứ nhất: tàu nghỉ đúng ngày đi. Đoàn ở lại Phan Thiết, trưởng đoàn liên hệ nơi bán vé để dời chuyến, hậu cần liên hệ chỗ ở trên đảo để dời phòng, hoạt động sắp xếp một ngày ở Phan Thiết – Mũi Né.
Trường hợp thứ hai: tàu nghỉ ngày về. Hậu cần xin thêm đêm phòng, tài chính dùng khoản dự phòng, an toàn kiểm tra thuốc của người có bệnh nền, trưởng đoàn báo cho cơ quan, gia đình về thời gian về dự kiến. Hoạt động sắp xếp những việc an toàn trên đảo, tránh mọi hoạt động biển ở phía hứng gió.
Trường hợp thứ ba: dự báo xấu từ trước vài ngày. Trưởng đoàn quyết định dời hay rút ngắn theo quy tắc đã thống nhất. Với đoàn đông, quyết định sớm quan trọng hơn nhóm nhỏ, vì càng sát ngày càng khó đổi cho nhiều người.
Đoàn đông và người đảo
Khi một đoàn ba mươi người đến một xóm biển, cả xóm biết. Một vài thói quen giúp đoàn được đón tiếp vui vẻ: giữ yên sau giờ khuya, không mở loa lớn ở bãi biển, mang rác về chỗ ở và phân loại theo hướng dẫn của chủ nhà, dùng nước ngọt tiết kiệm vì đó là nguồn quý trên đảo.
Đoàn cũng nên ưu tiên dùng dịch vụ của người đảo: ăn ở quán địa phương, mua đặc sản tại chỗ, thuê thuyền của người dân. Đây là cách để chuyến đi của đoàn mang lại lợi ích cho đảo, không chỉ dùng tài nguyên của đảo.
Hoạt động tập thể như trò chơi, nhặt rác bãi biển cùng đoàn, có thể là phần đáng nhớ của chuyến đi nếu được tổ chức nhẹ nhàng và có sự đồng ý của địa phương. Ứng xử khi đến đảo, xem thêm trên phuquy.org.
Chuẩn bị người trong đoàn trước ngày đi
Đoàn đông thường có đủ kiểu người: người đi biển nhiều lần và người lần đầu đi tàu, người bơi giỏi và người sợ nước, người khoẻ và người có bệnh nền. Một buổi gặp ngắn hoặc một tin nhắn dài trước chuyến đi giúp mọi người hiểu chuyến đi ra đảo khác chuyến đi đất liền ở đâu.
Nội dung nên có: lịch trình dự kiến và khả năng thay đổi theo thời tiết, giấy tờ tuỳ thân bản gốc, thuốc cá nhân mang đủ và dư, cách giảm say sóng, đồ dùng cần mang, quy tắc an toàn khi tắm biển và đi thuyền, khoản dự phòng kẹt đảo. Người có bệnh nền nên được khuyên hỏi bác sĩ trước chuyến đi.
Ban an toàn nên thu một bảng thông tin riêng tư từ từng người: bệnh nền, dị ứng, thuốc đang dùng, người liên hệ khẩn cấp, biết bơi hay không. Bảng này chỉ ban an toàn và trưởng đoàn giữ, dùng khi cần. Với đoàn có trẻ em, thêm thông tin người lớn phụ trách từng em.
Sau chuyến đi: quyết toán và rút kinh nghiệm
Trong vòng vài ngày sau khi về, ban tài chính nên gửi bảng quyết toán: tổng thu, từng khoản chi, khoản dự phòng đã dùng hay chưa, số tiền hoàn lại hay thu thêm của mỗi người. Minh bạch ở bước này giữ được không khí vui vẻ của chuyến đi.
Với đoàn công ty, quyết toán còn cần chứng từ: hoá đơn của nơi bán vé, chỗ ở, nhà hàng, đơn vị cho thuê xe và thuyền. Những chứng từ này nên được thu ngay trong chuyến, vì gọi điện xin lại từ đất liền sau vài tuần thường mất nhiều công.
Trưởng đoàn nên ghi lại ngắn gọn những gì đã chạy tốt và những gì nên đổi: chỗ ở có đủ cho đoàn không, thuyền ra hòn có ổn không, lịch trình có quá dày không, kịch bản tàu nghỉ có phải dùng không. Ghi chép này là tài liệu quý cho lần tổ chức sau, nhất là khi người tổ chức lần sau là người khác.
Câu hỏi thường gặp
Đoàn đông nên đặt vé tàu trước bao lâu?
Càng sớm càng tốt, nhất là mùa cao điểm và dịp lễ, vì đoàn cần nhiều chỗ trên cùng một chuyến. Liên hệ nơi bán vé để hỏi chính sách đặt vé đoàn, thời hạn chốt danh sách và cách đổi tên.
Có nên thuê xe máy cho cả đoàn không?
Tuỳ đoàn. Nếu nhiều người không lái xe máy hoặc có người lớn tuổi, xe đưa đón theo đoàn an toàn và tiện hơn. Nếu đoàn trẻ, quen xe máy, có bằng lái, có thể thuê xe nhưng cần nhắc luật giao thông và đội mũ bảo hiểm.
Đoàn đông ra Hòn Tranh thế nào cho an toàn?
Chia thành nhiều nhóm nhỏ theo sức chở của từng thuyền, mỗi người một áo phao, có người bơi tốt trong mỗi nhóm, điểm danh trước khi lên và sau khi về. Tôn trọng quyết định của người lái thuyền về thời tiết.
Khoản dự phòng kẹt đảo cho đoàn nên tính thế nào?
Lấy chi phí một ngày trên đảo của cả đoàn gồm phòng, ăn, xe, nhân với số ngày đệm theo mùa. Thông báo rõ khoản này từ đầu, không dùng thì hoàn lại. Mùa gió nên để rộng hơn mùa êm.
Có nên tự tổ chức hay thuê đơn vị du lịch?
Đoàn rất đông, nhiều người lớn tuổi, cần chứng từ đầy đủ thường dễ hơn khi làm với đơn vị có kinh nghiệm. Đoàn trẻ, có người tổ chức chịu khó, có thể tự làm với sự hỗ trợ của chủ nhà trên đảo. Dù cách nào, kịch bản tàu nghỉ phải có.