Nhóm đông ra hòn nhỏ cần bốn thứ mà nhóm năm người không cần: chia nhiều chuyến theo đúng sức chở của từng thuyền, mỗi thuyền có một trưởng thuyền giữ danh sách, điểm danh theo cặp mỗi lần lên xuống, và một lịch về chốt từ đầu để không ai bị bỏ lại hay chờ ai. Thiếu một trong bốn, chuyện quên người, chở quá tải, lạc nhau rất dễ xảy ra.
Đoàn công ty, đại gia đình nhiều thế hệ, lớp học, câu lạc bộ ra Phú Quý ngày càng nhiều, và Hòn Tranh thường nằm trong lịch. Hòn nhỏ, bãi nhỏ, thuyền nhỏ; ba thứ nhỏ cộng lại làm việc tổ chức cho đoàn đông khó hơn ở một bãi biển đất liền.
Bài này dành cho người đứng ra tổ chức. Không có tên đơn vị dịch vụ, không có giá; chỉ có cách chia việc. Việc lặn ngắm, chụp ảnh, đồ mang theo đã có bài riêng trên trang.
Có nên đưa cả đoàn ra cùng một buổi
Câu hỏi đầu tiên là có nên đưa cả đoàn ra cùng lúc không. Một hòn nhỏ với bãi cát hẹp chịu được một lượng người nhất định trước khi trở nên chật, ồn, và rạn san hô gần bờ bị giẫm đạp nhiều. Một đoàn rất đông đổ ra cùng lúc còn làm ảnh hưởng tới những khách khác và tới ngư dân dùng hòn làm chỗ tránh gió.
Với đoàn rất đông, chia làm hai đợt, ví dụ nửa đoàn đi sáng ngày thứ hai, nửa còn lại đi sáng ngày thứ ba, thường dễ chịu hơn cho tất cả. Nhóm còn lại dùng buổi sáng đó đi vòng đảo hay hoạt động khác. Cách này còn có lợi khi gió: nếu một buổi bị huỷ, chỉ một nửa đoàn phải đổi lịch.
Nếu đoàn nhất định muốn đi chung một buổi vì lý do chương trình, nói trước với người tổ chức thuyền để họ tính đủ thuyền và người lái, và chọn ngày êm nhất. Đừng để tới sáng hôm đi mới phát hiện chỉ có một nửa số thuyền cần.
Người tổ chức cũng nên tự hỏi: mọi người trong đoàn có thật sự muốn ra hòn không. Có người say sóng, có người sợ nước, có người lớn tuổi. Cho họ một lựa chọn khác trên đảo chính là cách làm một chuyến đi đoàn dễ chịu.
Chia chuyến và xếp người lên thuyền
Phần này làm từ tối hôm trước, trên giấy hoặc trong tin nhắn nhóm, không làm trên bến lúc sáng sớm.
- Hỏi người tổ chức thuyền mỗi thuyền chở tối đa bao nhiêu người, có bao nhiêu thuyền, chạy mấy lượt.
- Chia đoàn thành từng nhóm thuyền, không vượt số người tối đa. Thà thêm một lượt chạy còn hơn chen thêm người.
- Mỗi nhóm thuyền trộn người khoẻ và người cần giúp: mỗi trẻ nhỏ, mỗi người lớn tuổi có một người lớn khoẻ đi kèm cùng thuyền.
- Cử mỗi thuyền một trưởng thuyền, giữ danh sách tên người trên thuyền mình, số điện thoại người lái.
- Gửi danh sách chia thuyền vào tin nhắn nhóm tối hôm trước, để mỗi người biết mình đi thuyền nào, trưởng thuyền là ai.
- Sáng hôm đi, đứng theo nhóm thuyền trên bến, trưởng thuyền điểm danh, phát áo phao, kiểm từng người mặc đúng rồi mới lên.
Trên bến đông, người tổ chức chỉ cần nói với trưởng thuyền, không cần nói với từng người. Đó là lợi ích lớn nhất của việc cử trưởng thuyền.
Điểm danh theo cặp: đơn giản và không sót
Mỗi người một bạn cặp. Ghép cặp ngay từ bến: hai người ngồi cùng thuyền, bơi cùng nhau, đi lại cùng nhau trên hòn. Khi điểm danh, mỗi người chỉ cần trả lời cho bạn cặp của mình.
Điểm danh ở mỗi lần chuyển. Lên thuyền, xuống hòn, sau mỗi lượt bơi, trước khi lên thuyền về, xuống bến. Năm lần điểm danh nghe nhiều nhưng mỗi lần chỉ mất một phút.
Trưởng thuyền đếm, không gọi tên. Gọi tên từng người trong đoàn đông rất lâu. Trưởng thuyền hỏi "các cặp đủ chưa", mỗi cặp giơ tay, đếm số cặp.
Ai rời nhóm phải báo. Đi dạo sang đầu kia bãi, đi lên mỏm đá chụp ảnh: báo bạn cặp và trưởng thuyền. Không báo là không đi.
Không về khi chưa đủ. Thuyền chỉ rời hòn khi trưởng thuyền xác nhận đủ người của thuyền mình. Người tổ chức kiểm từng trưởng thuyền.
Phân việc trong đoàn
Một đoàn đông vận hành trơn tru khi mỗi việc có người lo, không phải khi người tổ chức lo hết.
| Việc | Người phụ trách | Ghi chú |
|---|---|---|
| Liên lạc với người lái, giờ đón | Người tổ chức chính | Giữ số tất cả người lái, theo dõi gió |
| Danh sách và điểm danh | Trưởng thuyền | Mỗi thuyền một người |
| Nước uống, đồ ăn chung | Một hai người | Chia đều cho các thuyền, không dồn một thuyền |
| Túi sơ cứu | Người có kiến thức sơ cứu nếu có | Mỗi thuyền một túi nhỏ là tốt nhất |
| Túi rác | Mỗi trưởng thuyền | Mang rác của thuyền mình về |
| Trông trẻ em | Người lớn được giao cụ thể | Không phải "cả đoàn cùng trông" |
| Theo dõi người bơi | Hai người thay phiên ở trên bờ | Không bơi trong ca trực |
Bảng này không cần in ra; một tin nhắn nhóm tối hôm trước là đủ. Điều quan trọng là mỗi người được giao việc biết mình đang giữ việc gì.
Trên hòn: giữ đoàn gọn và không chiếm chỗ của người khác
Đoàn đông nên chọn một khu trên bãi làm "trại" chung: để đồ, ngồi nghỉ, điểm danh. Mọi người tản ra tắm, đi dạo nhưng luôn biết trại ở đâu. Trại đặt xa lối thuyền cập, không chiếm hết bãi, chừa chỗ cho khách khác và cho ngư dân.
Giữ âm lượng vừa phải. Hòn nhỏ, tiếng ồn vang xa; loa nhạc, hò hét tập thể làm phiền mọi người xung quanh. Trò chơi tập thể của đoàn công ty, nếu có, nên chọn trò nhẹ nhàng, không cần chạy nhảy trên đá hay giẫm qua vùng nước nông có rạn.
Không tổ chức tắm cả đoàn ở cùng một chỗ trên rạn. Hàng chục người đứng, đi trên vùng nước nông có san hô trong một buổi sáng có thể để lại vết hỏng mất nhiều năm mới hồi. Chia nhóm nhỏ thay phiên xuống nước, bơi nổi ngắm, không đứng lên rạn.
Ảnh tập thể chụp ở chỗ cát, không trèo lên mỏm đá chênh vênh cho đủ chỗ đứng.
Rượu bia, trò chơi và những thứ nên để dành về đảo chính
Đoàn đông hay có không khí liên hoan. Trên hòn nhỏ giữa biển, vài thứ nên để lại.
- Rượu bia: không uống trên hòn khi còn xuống nước và còn đi thuyền về. Để dành cho bữa tối trên đảo chính, và không lái xe sau đó.
- Trò chơi thử thách dưới nước, thi bơi, thi lặn: rủi ro không đáng.
- Loa lớn, nhạc mạnh: ảnh hưởng người khác và làm người trông trẻ khó nghe tiếng gọi.
- Đốt lửa, nướng đồ ăn: cần người địa phương cho phép và giám sát; với chuyến nửa ngày thì không cần.
- Thả bóng bay, thả đèn: rác nhựa bay ra biển.
- Lấy san hô, vỏ ốc, đá làm kỷ niệm cho cả đoàn: hàng chục người mỗi người một mẩu là cả một mảng rạn.
Người tổ chức nên nói những điều này ngay từ buổi gặp mặt đầu chuyến, không phải trên hòn. Nói trước nghe như chia sẻ kế hoạch; nói lúc đang vui thì nghe như cấm đoán.
Lịch về: chốt từ đầu, về theo đợt
Lịch về của đoàn đông nên được chốt trước khi rời bến: thuyền nào về lúc nào, ai về đợt đầu. Thông thường người lớn tuổi, trẻ nhỏ, người mệt về đợt đầu; nhóm khoẻ muốn ở thêm về đợt sau. Mỗi đợt về đều điểm danh theo thuyền.
Nếu gió lên và người lái gọi về sớm, người tổ chức thông báo cho cả đoàn qua trưởng thuyền, không qua từng người. Cả đoàn thu dọn cùng lúc, về theo thứ tự đã định. Đây là lúc lợi ích của danh sách chia thuyền thấy rõ nhất: không ai hỏi "mình đi thuyền nào".
Về tới bến, trưởng thuyền điểm danh lần cuối và báo người tổ chức. Người tổ chức chỉ yên tâm khi tất cả trưởng thuyền đã báo đủ. Một tin nhắn "thuyền 2 đủ 8 người" trong nhóm chung là đủ để mọi người cùng thấy.
Tối hôm đó, nếu có dịp, người tổ chức hỏi nhanh cả đoàn điều gì làm tốt, điều gì nên đổi cho lần sau. Những góp ý nhỏ như thiếu nước ở thuyền ba hay bạn cặp bị tách nhau lúc bơi là thứ quý cho chuyến đi đoàn kế tiếp.
Buổi gặp mặt mười lăm phút trước chuyến ra hòn
Một buổi gặp ngắn, thường là tối hôm trước sau bữa ăn, giúp cả đoàn nghe cùng một thông tin một lần. Người tổ chức nói gọn mấy điểm: buổi sáng mai đi lúc nào, gặp ở đâu, đi thuyền nào, trưởng thuyền là ai, bạn cặp là ai. Sau đó là ba điều không thương lượng: áo phao mặc suốt trên thuyền, không bơi một mình, không uống rượu bia trên hòn.
Nói luôn về khả năng huỷ: nếu sáng mai người lái báo gió, cả đoàn chuyển sang phương án khác, và đó là quyết định của người lái, không phải của người tổ chức. Nói trước điều này giúp không ai thấy bị hụt hẫng hay trách người tổ chức khi chuyện xảy ra.
Hỏi xem ai có bệnh nền, ai say sóng, ai không biết bơi, ai không muốn ra hòn. Hỏi riêng nếu cần, vì có người ngại nói trước đám đông. Thông tin này giúp xếp thuyền, xếp bạn cặp và chuẩn bị túi sơ cứu.
Cuối buổi, gửi tóm tắt bằng tin nhắn vào nhóm chung. Người lỡ buổi gặp vẫn có thông tin, người quên có chỗ xem lại lúc sáng sớm.
Đoàn có người đi lại khó khăn
Đoàn đông thường có vài người đi lại không thuận: người lớn tuổi, người đang đau khớp, người dùng gậy, người khuyết tật vận động. Với họ, khó khăn chính của chuyến ra hòn là lúc lên xuống thuyền và đi trên bãi đá, cát lún. Hỏi người tổ chức thuyền xem có chỗ cập nào có bến hoặc bãi cát thoai thoải, xếp những người này đi thuyền đầu tiên khi biển còn êm nhất.
Mỗi người đi lại khó có hai người khoẻ được giao giúp, một người trên thuyền đón, một người dưới đỡ. Đừng để việc giúp đỡ phó mặc cho "ai rảnh thì giúp"; khi mọi người đều đang vui, không ai rảnh.
Cũng tôn trọng lựa chọn của họ. Có người muốn ra hòn dù khó, có người chỉ muốn ngồi trên thuyền ngắm, có người muốn ở lại đảo chính. Người tổ chức đưa thông tin rõ về độ khó, rồi để họ chọn. Trong đoàn có một nhóm nhỏ ở lại đảo chính cùng nhau ngồi cà phê ngắm biển cũng là một phần của chuyến đi chung.
Câu hỏi thường gặp
Đoàn bao nhiêu người thì nên chia hai buổi?
Không có con số cố định; tuỳ số thuyền có thể huy động, độ rộng bãi hôm đó theo con nước, và sức chịu đựng của hòn. Hỏi người tổ chức thuyền tại đảo, họ biết bãi chứa được bao nhiêu người thoải mái. Khi phân vân, chia hai buổi gần như luôn dễ chịu hơn.
Có cần thuê hướng dẫn viên cho đoàn ra hòn không?
Không bắt buộc, nhưng với đoàn đông, nhiều trẻ em hay người lớn tuổi, có người địa phương quen hòn đi cùng giúp rất nhiều: biết chỗ tắm an toàn, chỗ không nên tới, cách xử lý khi gió đổi. Hỏi qua nơi lưu trú để được giới thiệu.
Trưởng thuyền nên là ai?
Người điềm tĩnh, có điện thoại còn pin, không định bơi lâu, và được mọi người trên thuyền nghe lời. Không nên giao cho người đang trông trẻ nhỏ hay người phụ trách chụp ảnh của đoàn, vì họ đã có việc chiếm hết sự chú ý.
Có nên mua bảo hiểm du lịch cho đoàn khi ra đảo?
Nhiều đoàn mua bảo hiểm du lịch cho cả chuyến đi Phú Quý, bao gồm các hoạt động trên biển. Đọc kỹ điều khoản xem hoạt động đi thuyền nhỏ, bơi lặn có được tính không. Chuyện chọn bảo hiểm thuộc phần lên kế hoạch chuyến đi trên trang.
Đoàn công ty muốn tổ chức trò chơi trên hòn thì nên chọn trò gì?
Trò nhẹ trên cát, không chạy nhảy trên đá, không thi đấu dưới nước, không cần loa lớn. Một buổi nhặt rác bãi biển ngắn theo nhóm cũng là hoạt động tập thể có ý nghĩa. Trò ồn ào hay vận động mạnh nên để dành cho đảo chính.